Administrative Clerk
Location :
San Juan, PR
Job Type :
Direct
Hours :
Full Time
Required Years of Experience :
1-2 años
Required Education :
BA Recursos Humanos o relacionado
Travel :
No
Relocation :
No
Job Description :
Resumen:
Esta posición contribuye al éxito de la compañía al apoyar al departamento de Recursos Humanos y Finanzas en tareas administrativas y clericales
Apoyo al Departamento de Recursos Humanos:
- Atender llamadas de clientes, suplidores y partners, incluyendo canalizar con el departamento correspondiente, de ser necesario. De no encontrarse disponible la persona, tomar mensaje.
- Atender las visitas a la oficina y dirigirlas al área de reunión (salón de conferencia), de ser necesario.
- Solicitar servicio de mensajería (suplidor externo o mensajero interno), cuando sea necesario.
- Organizar y ordenar materiales (de Support Center) a Office Depot (proveedor actual).
- Atender situaciones con la impresora, como también, solicitar servicios técnicos y de suministros al suplidor.
- Atender situaciones con la máquina de sellos, con apoyo del equipo de Finanzas.
- Recibir correspondencia, poncharla con fecha de recibo y distribuir al departamento correspondiente. Digitalizar la correspondencia (en caso de que sea dirigida a Finanzas).
- Enviar materiales a las tiendas como: pines, gorras, cuadernos, documentaciones solicitadas, a través de la valija.
- Asistir al personal de tienda con sus credenciales de Office Depot (proveedor actual de suministros de oficina).
- Asistir a las tiendas en la impresión de documentos que sean requeridos en papel.
- Actualizar listado de contactos: Tiendas y Support Center.
- Archivar documentos del manejo de Recursos Humanos, incluyendo documentos “sensitivos” (amonestaciones, Evaluaciones de Desempeño, entre otros). Esto incluye digitalizar e indexar documentos de partners en plataforma de HRIS.
- Realizar reserva de salones en VTM.
- Actualizar listado de cumpleaños y aniversario, mensualmente. Distribuir las tarjetas de cada celebración y recopilar firmas.
- Preparar paquetes de bienvenida y documentos de comunicación interna a enviarse a tiendas
- Asistir a los Gerentes de tienda y Gerentes de Distrito para verificar documentos en expediente de partners.
- Esfuerzos específicos relacionados al manejo de la valija (recibidas semanalmente, de parte de todas las tiendas): recibo, segmentación y envío de comunicación interna.
- Auditoría I9 – Alrededor de 70+ expedientes muestreados, anualmente.
- Digitalización de documentos HRIS (archivos de partners terminados y activos).
Apoyo en el Departamento de Finanzas:
- Esfuerzos específicos relacionados al manejo de la valija (recibidas semanalmente, de parte de todas las tiendas:
- 1.Confirmación de recibo de evidencias de depósitos y de reportes de venta.
- 2. Verificación de recibo de descuentos, promociones, vouchers y otros.
- 3. Auditoría puntual de beneficios a partners, entre otros.
- Apoyo en monitorear la impresión de cheques semanales:
- 1. Cheques de menos de $2k: se envían escaneados a Finanzas para indicarle cuáles salen por correo y cuáles pasarían a recoger. Ensobrar cheques y enviar a suplidores.
- 2. Cheques de más de $2k: Imprimir el detalle de facturas para acompañar pagos que se enviarán por mensajería a EFI. Ensobrar cheques y enviar a suplidores.
- 3. Archivar facturas y cualquier documento financiero, incluyendo reportes de venta y evidencias de depósitos enviados por tiendas.
- Preparación y envío bisemanal de cajas a nuestro almacén externo.
Required Qualifications :
Cualificaciones Básicas:
- BA en Recursos Humanos o area relacionada.
- 1-2 años de experiencia laboral administrativa.
- Conocimiento de herramientas MS Office.
- Atención al detalle
- Inglés Intermedio
- Organización
- Agilidad
Conocimientos, habilidades y destrezas requeridas:
- Hablar: Conversar con otros para transmitir información de manera efectiva.
- Escucha Activa: Prestar plena atención a lo que otras personas están expresando, tomarse el tiempo para comprender los puntos que le presentan, realizar preguntas según corresponda y no interrumpir.
- Comprensión de Lectura: Comprensión de oraciones y párrafos redactados en documentos relacionados con el trabajo.
- Pensamiento Crítico: Hacer uso de la lógica y razonamiento para identificar las fortalezas y debilidades de las soluciones.
- Escritura: Comunicarse efectivamente por escrito según sea apropiado para las necesidades de la audiencia
